Los equipos financieros aman las hojas de cálculo para elaborar presupuestos. Son fáciles de usar, rápidos de configurar y simples de distribuir. Permiten elaborar modelos de negocio sencillos y compartirlos. Sin embargo muestran multiples limitaciones. Para ilustrar esto, examinemos el proceso de elaboración de presupuestos de una multinacional manufacturera con varias oficinas de venta y centros de producción. 

planificación

Piezas del rompecabeza en lugar de la imagen completa

El responsable de presupuesto prepara una hoja de Excel para la adquisición y consolidación de datos que usará durante el proceso de presupuestación. El Excel contiene las cuentas de cada sede y macros para consolidarlos. Adjunto incluye un documento Word extraído del plan estratégico que enumera los objetivos clave. Diferentes copias del archivo son distribuidas por email para que se vayan incorporando datos de otros centros, pero en ocasiones hay errores en la recepción y en otras contienen información incorrecta o clasificada. Luego suele ocurrir que los responsables del presupuesto de los centros, utilizan sus propios modelos propios para desarrollar estimaciones con supuestos que no vienen definidos desde la sede central y esto dificulta la consolidación posterior. Dado que el proceso de presupuestación se alarga durante varias semanas, en la fase de consolidación las variables macroeconómicas varían y los dirigentes deciden actualizar los objetivos. Esto hace se deba reiniciar el proceso en cada una de las sedes y el riesgo de editar una versión incorrecta de la hoja aumenta.

Desventajas de las hojas de cálculo para elaborar presupuestos:

El ejemplo anterior revela una serie de los defectos de la hoja de cálculo a la hora de elaborar presupuestos:

  • No son escalables. Dado que son herramientas de uso personal, no facilitan la colaboración. Cuando el número de usuario que participan en el proceso aumenta la gestión de las hojas termina siendo una pesadilla.
  • No posibilita el control de versiones.
  • Trabajar con hojas de cálculo hace que se malgaste demasiado tiempo recolectando datos y esto hace que se no se disponga de suficiente tiempo para el análisis y modelación de escenarios.
  • Para seguir siendo competitivos las organizaciones deben actualizar sus previsiones regularmente, pero esto no es sencillo con hojas de cálculo.
  • Es frecuente que las fórmulas y macros que contienen las hojas sean editadas por error por algún usuario y esto haga que los cálculos que se generen sean muy diferentes a los esperados, siendo luego dificultoso reparar el error. Es tan fácil como añadir una nueva línea o columna o darle a una tecla en una celda aparentemente vacía.
  • Una vez que se envía una hoja no hay manera de monitorizarlo, conocer si alguien está trabajando en él. Por tanto, no se puede saber cuál en qué punto se encuentra el proceso de presupuestación.

Para evitar estos problemas las organizaciones punteras en gestión estratégica optan por usar herramientas de presupuestación que incorporan suites de CPM como BOARD.

Sobre Eutik Solutions

Eutik Solutions es una una consultora experta en la gestión por procesos, Business Intelligence y CPM. Es partner de las plataformas AuraPortal, Tableau y BOARD dando desde Euskadi servicios a todo el territorio nacional. Su fin es apoyar a sus clientes en su transformación digital y en ser referentes en la Industria 4.0.