1.  Introducción

Mediante este proceso de AuraQuantic explicamos cómo se gestiona la firma digital de documentos desde cualquier dispositivo con plena validez legal.

La firma digital posibilita firmar documentos con todas las ventajas que aporta: poder firmar documentación de forma remota y archivar los documentos firmados en formato digital con total validez legal.

En la plataforma de AuraQuantic se pueden usar firmas digitales y electrónicas. Además de los mecanismos propios o nativos, se pueden integrar mecanismos externos.

2. Tipología de firma

A continuación, se describen algunos de los procedimientos más usados para firmar, en cada procedimiento se indican los tipos de firma recomendados.

Firma desatendida: Se realiza sin intervención humana y únicamente, si se cumplen los requisitos definidos. Por ejemplo, si un cliente envía un documento para firmar a su proveedor y éste, pasados un número determinado de días no lo ha firmado, el documento queda automáticamente firmado por el sistema.

Firma atendida: Los firmantes están presentes física o telemáticamente.

Firma por lotes: Se trata de una sola petición en la que se incluyen varios documentos y el usuario únicamente tiene que firmar una vez, quedando todos validados.

Multifirma: En este caso, solo hay un documento que necesita ser firmado por dos o más personas.

Multifirma en lote: Supone la existencia de varios documentos que deben ser firmados por varias personas.

A la hora de crear un formulario podemos incluir un complemento FIRMA que podremos configurar según nuestras necesidades.

Podremos elegir el tamaño, la fuente e incluso si deseamos incluir un pie de firma.

3. Ámbito de aplicación

Las firmas se pueden aplicar manualmente en los documentos, formularios, tareas, etc.

Se podrá insertar una firma manualmente en el momento que se precisa o automatizar la acción para que el sistema deje la tarea pendiente de realizar por el usuario. Además, las firmas de los usuarios se pueden almacenar en un servidor, en la ficha del usuario o de empleado. Una vez almacenada en alguno de estos sitios, el sistema puede buscar y aplicar estas firmas de forma automática, siempre y cuando el usuario lo permita y se cumplan las condiciones definidas en el sistema.

En la ficha personal de cada usuario podemos acceder a sus datos privados donde tendremos la posibilidad de configurar su Firma o PIN, o incluso añadir su certificado digital para firmar cualquier documento en AuraQuantic.

Ejemplo de tipo de certificados.

Manual

Una firma puede aplicarse manualmente (con intervención humana) a formularios o documentos  que se encuentren almacenados en una biblioteca. Para ello, el usuario debe abrir la biblioteca, seleccionar el documento y firmarlo.

Ejemplo en el que un usuario ha entrado a una biblioteca y firmado dos documentos.

A la hora de diseñar los formularios, podemos incluir el tipo firma digital para posteriormente usar diversos mecanismos automáticos y agregar la firma del formulario a un documento, correo electrónico, etc.

Automática

Para aplicar una firma de forma automática, debe haber firmas disponibles en el servidor o de tipo empresa en la ficha de los usuarios, si se quieren usar firmas certificadas. Si se cumplen las condiciones establecidas, el sistema buscará la firma y la usará para firmar uno o varios documentos.

Además, es posible automatizar el envío de notificaciones cuando un proceso valida que existe un campo de tipo firma digital pendiente de cumplimentar, al igual que notificar que el documento ha sido firmado.

4.Integraciones

Además de las herramientas existentes en AuraQuantic para la firma de formulario y documentos, existe también la posibilidad de integrar aplicaciones de terceros como por ejemplo Wallet-ID, DocuSign, etc.

AuraQuantic, de manera nativa trae consigo algunos desarrollos para facilitar la integración de algunas de estas herramientas:

Ejemplo de conectores con entidades externas de firma digital

5. Ejemplo proceso firma digital

6.Beneficios de la implantación de firma digital

Entre los beneficios de la firma electrónica más destacados están:

• Reducción de costes: disminuye las inversiones relativas a compra de papel, impresoras, bolígrafos, tóneres, archivos y espacio en el piso, lo que hace una gran diferencia en el resultado final.

• Organización: la gestión de documentos es más eficiente con la adopción de las firmas electrónicas ya que se ahorra tiempo y además ayuda a que las empresas y equipos sean más organizados porque los documentos quedan almacenados en la nube y pueden ser buscados en cualquier momento y desde cualquier lugar.

• Movilidad: al firmar un contrato digitalmente tienes acceso al contenido a cualquier hora y desde cualquier lugar con el soporte de un ordenador, tablet o smartphone, siendo más práctico que un documento en papel, pues se envía directamente al correo del firmante.

• Seguridad: a diferencia de los documentos en papel, aquellos que poseen firma electrónica no pueden ser alterados o editados. Los sistemas de protección digital son altamente eficaces y totalmente confiables, razón por la cual esta certificación se destaca sobre todo por su fiabilidad.

• Aumento de productividad de la empresa: Al simplificar el proceso de autenticación es posible acelerar los procesos y tareas de la organización para producir mayor cantidad de dividendos y proporcionar mayores resultados al negocio.

• Optimización de la experiencia del usuario: La firma electrónica también mejora significativamente el servicio al cliente en las empresas que utilizan esta tecnología para vender sus productos y servicios.