Imputación de horas

1. Introducción

Mediante este proceso de AuraQuantic mostramos como gestionar el registro de horas dedicadas por los empleados en las tareas o proyectos asignados.

Algunas empresas suelen utilizar diferentes hojas de Excel por departamentos para contabilizar las horas dedicadas por los empleados a tareas y proyectos, en muchos casos de manera poco clara.

El objetivo de este proceso es homogeneizar el sistema de trabajo utilizando la herramienta de AuraQuantic para tener un mayor control de las horas trabajadas e imputadas a los proyectos de cada empleado, ya que, al tener la información registrada, nos permite obtener informes en tiempo real de la situación de cada proyecto y controlar así las jornadas laborales de la plantilla.

2. Imputación de horas

El usuario inicia un proceso de imputación de horas en AuraQuantic (previamente diseñado y configurado) y de forma automática se cargan todas las tareas en las que está autorizado a imputar.

Se puede predeterminar la periodicidad del proceso (diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.).

En el formulario de registro se puede mostrar la información que el usuario determine, por ejemplo: proyecto, tarea, empleado, rango de fechas, etc.

Además, el usuario tiene la posibilidad de visualizar las horas dedicadas a cada proyecto e incluso las horas excedidas, planificadas o ya imputadas.

Ejemplo de cuadro de imputación de horas en AuraQuantic

3. Procesos derivados

Tras la implantación del proyecto, AuraQuantic permite diseñar otros procesos derivados:

Aprobación de horas imputadas: se puede crear un subproceso para enviar las horas imputadas a la persona que elijamos previamente (empleado, responsable, responsable de proceso, grupo de personas, etc) para revisarlas, aceptarlas o denegarlas. Además, en el caso de ser rechazadas, cabe la posibilidad de enviar una tarea a la persona que ha realizado la imputación para que compruebe de nuevo las horas y modifique lo que sea necesario.

Notificación de desviaciones: la plataforma permite activar notificaciones de manera automática para que notifique al usuario las desviaciones detectadas con el objetivo de revisar o modificar la planificación de los proyectos. Dichas alertas pueden configurarse previamente para que las reciba el empleado, el responsable, el departamento de Recursos Humanos, etc.

En este ejemplo podemos visualizar la pantalla donde se visualizan la consulta y validación de las imputaciones de varios empleados. Se pueden ver las horas dedicadas en total por el empleado que seleccionemos previamente, así como el rango de fechas que queramos visualizar. AuraQuantic permite establecer los filtros que deseemos precisar la búsqueda: fechas, usuarios, proyectos, responsable, etc.

4. Reporte e indicadores

El proceso permite crear informes e indicadores según sea necesario utilizando distintos filtros de información que previamente podemos definir según veamos necesario:

Informe individual por empleado
Informe de horas planificadas vs reales
Informe de desviaciones de horas imputadas a proyectos
Informe por áreas y perfiles de empleado.

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